|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
AGENDA Cyfarfod o’r Bwrdd ddydd Mawrth 15 Ionawr 2008 yn y Pencadlys Prawf, Caerfyrddin COFNODION
CYFARFOD BWRDD PRAWF DYFED-POWYS
YN GWASANAETHU: Mrs Elizabeth Bolton (Trysorydd), Mr Geoff Davies (Pennaeth Adnoddau Dynol), Mrs Jan Pearce (Prif Swyddog Cynorthwyol), Ms Harriet Ransome (Sylwedydd Staff) a Mr Richard Walters (Ysgrifennydd) Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Ms Sarah Jenkins a Mr Owen Watkin
Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fudd.
.1 13 Tachwedd 2007 Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod ar 13 Tachwedd 2007 yn gofnod cywir, yn amodol ar un gwall argraffyddol, a chawsant eu llofnodi. Materion yn Codi
.1 Materion yn Codi: Cofnodion o Gyfarfod y Bwrdd ar 24 Gorffennaf
Roedd sefyllfa ynadon Ymddiriedolaethau Prawf wedi’i hegluro gan
yr Uwch Farnwr Llywyddol a oedd, mewn llythyr dyddiedig 14 Rhagfyr 2007,
wedi nodi’r farn na fyddai rhaid terfynu aelodaeth ynadol o Ymddiriedolaethau
Prawf hyd nes bod tendro cystadleuol yn cael ei gyflwyno. Croesawodd
aelodau bresenoldeb parhaus aelodau o'r fainc ond nodwyd, am nad oedd
darpariaeth yn Neddf Rheoli Troseddwyr 2007 i aelodau o’r fainc
fod yn aelodau o’r Ymddiriedolaeth, roedd angen eglurhad ynglyn
â statws y sawl a enwebid gan yr Arglwydd Ganghellor. Cymeradwywyd cofnodion y Cyfarfod Arbennig o’r Bwrdd yn gofnod cywir a chawsant eu llofnodi. .1 Gohebiaeth Cadarnhawyd bod gohebiaeth gan aelod nad oedd yn gallu mynychu’r Cyfarfod Arbennig o’r Bwrdd wedi’i derbyn a’i hystyried .2 Eitem i’w Thrafod – Statws Ymddiriedolaeth (cofnod 54) Roedd cynrychiolaethau yn dal i sicrhau bod fersiwn dwyieithog llawn o enw’r Ymddiriedolaeth Brawf yn cael ei gynnwys mewn Offerynnau Statudol. Nodwyd taw fersiwn cywir yr enw oedd 'Dyfed Powys Probation Trust Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys'
Ni chafodd unrhyw faterion eu cyflwyno i’w hystyried yn faterion ychwanegol.
.1 Pwyllgor Perfformiad ac Adnoddau 11 Rhagfyr 2007 Oherwydd absenoldeb anochel Cadeirydd y Pwyllgor, cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Swyddog. .1 Cofnodion heb eu Cadarnhau Derbyniodd y cyfarfod y cofnodion heb eu cadarnhau o gyfarfod y Pwyllgor Perfformiad ac Adnoddau ar 11 Rhagfyr 2007. Penderfynwyd derbyn y cofnodion heb eu cadarnhau .2 Eitem i’w Phenderfynu .1 Adroddiad Fframwaith Rheoli Perfformiad Dywedwyd wrth y cyfarfod fod y Pwyllgor wedi rhoi ystyriaeth fanwl i’r data ac argymhellion perfformiad yn yr adroddiad ar reoli perfformiad ar gyfer Ail Chwarter 2007/08. Roedd yr adroddiad yn ystyried yr hyn a gyflawnwyd gan yr Ardal o ran cyrraedd targedau lleol a thargedau Cytundeb Lefel Gwasanaeth ac yn cofnodi bod yr Ardal wedi cyrraedd y targed proffil mewn naw o’r deuddeg o dargedau proffil yn seiliedig ar berfformiad a bron â chyrraedd y nod ar gyfer y tri tharged arall. Nododd y Bwrdd Prawf welliannau mewn perfformiad ers derbyn adroddiad Chwarter 1 a chadarnhaodd argymhellion yr adroddiad ar gyfer gweithredu.
Tynnwyd sylw at drydydd adroddiadau Ymyriadau a Rheoli Troseddwyr ar
gyfer 2007/08. Nodwyd bod yr Adroddiad Ymyriadau yn cyflwyno manylion
am berfformiad boddhaol ar y cyfan gan asiantaethau partneriaeth. Roedd
y cam a gymerwyd gan y Prif Swyddog i ailddyrannu gwerth £5,250
o gyllid PAGS o Brosiect Trothwy Cyf ar gyfer Rich Way yn Aberhonddu
i Shelter er mwyn rhoi hyfforddiant i staff ar sut i gynghori ynglyn
â thai wedi’i gadarnhau gan y Pwyllgor a chafodd ei gymeradwyo
gan y Bwrdd. Cafodd staff y pedair Ardal yng Nghymru eu llongyfarch am ennill Gwobr Ansawdd Cymru i’r Sector Cyhoeddus ar gyfer 2007. Nodwyd llythyr a gafwyd gan y Cyfarwyddwr Prawf yn cydnabod cyflawniad y pedair Ardal. Penderfynwyd: .1 nodi’r perfformiad yn ôl targedau proffil yn ystod hanner cyntaf 2007/08 a chymeradwyo’r pwyntiau gweithredu a nodir yn yr adroddiad; .2 cymeradwyo gweithredu i ailddyrannu cyllid PAGS; 3 cyfyngu cyfnod ymestyn y cytundebau partneriaeth o 1 Ebrill 2008 i flwyddyn.. .3 Eitemau er Gwybodaeth Derbyniodd y cyfarfod, er gwybodaeth, ddau adroddiad a oedd wedi cael ystyriaeth fanwl gan y Pwyllgor. .1 Adroddiad Hunan-asesiad EFQM ar gyfer 2007 Roedd adroddiad ysgrifenedig yn rhoi manylion am broses Hunanasesiad Patrwm Rhagoriaeth Ewropeaidd EFQM ar gyfer 2007. Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at y prif themâu a ddeilliodd o’r broses ac a roddodd sgôr o 592 i’r Ardal (cynnydd o 12% mewn cymhariaeth â sgôr o 528 ar gyfer 2006). Nododd yr adroddiad y prif gryfderau a’r elfennau i’w gwella a oedd i fwydo’r broses cynllunio busnes ar gyfer 2008/09. Nodwyd â chymeradwyaeth fod y perfformiad yn ystod 2007 wedi cynnal y dilyniant o welliant blynyddol sy’n bodoli ers pan ymgymerwyd â’r ymarfer am y tro cynaf yn 2001. Penderfynwyd y dylid derbyn yr adroddiad a nodi gwelliant parhaus y perfformiad .2 Adroddiad Archwiliad Ansawdd PSR ar gyfer 2007 Roedd adroddiad ysgrifenedig yn rhoi manylion am ganlyniadau Ymarfer Gwelliant Archwiliad Ansawdd PSR a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd 2007. Yn ôl asesiad cyffredinol, roedd 91% o’r adroddiadau yn foddhaol neu’n well na hynny. Roedd materion gwelliant a oedd yn deillio o’r ymarfer i gael sylw yn ystod chwarter olaf 2007/08.
Penderfynwyd y dylid derbyn yr adroddiad Roedd yr adroddiad llafar yn cyfeirio at y Pwyllgor yn derbyn cofnodion cyfarfod y Grwp Cyfathrebu ar 19 Hydref 2007 a lleoliad calendr 2008/09 Penderfynwyd derbyn yr adroddiad llafar .2 Pwyllgor Archwilio: 8 Ionawr 2008 .1
Derbyniodd y cyfarfod y cofnodion heb eu cadarnhau o gyfarfod y Pwyllgor
Archwilio ar 8 Ionawr 2008. .2 Adroddiad llafar y Cadeirydd Roedd yr adroddiad llafar yn cyfeirio at: i) derbyn adroddiad ar waith cyfarfod Grwp y Rheolwyr Risg Busnes ar 12 Rhagfyr 2007 a’r gwaith parhaus ynglyn â’r gofrestr risg gorfforaethol; ii)
trafodaeth ynglyn â’r trefniadau archwilio ar gyfer 2008/09
a thu hwnt a’r cytundeb y cynhelid cyfarfod o gynrychiolwyr NOMS,
yr archwilwyr mewnol ac allanol, DOMS a Phrawf Ei Mawrhydi ar 15 Ebrill
2008, yn syth cyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor, i drafod cwmpas, y defnydd
o adnoddau a chostau'r gwahanol gyfundrefnau archwilio, er mwyn cael
hyd i arbedion a cheisio ffyrdd o osgoi dyblygu a chael y gwerth gorau; iv) pennu dyddiadau cyfarfodydd 2008/09 a oedd yn cynnwys darparu ar gyfer cyfarfod ddydd Llun 9 Mehefin 2008 am 2.00 p.m. yn cael ei ddilyn gan gyfarfod o’r Bwrdd Prawf i ystyried adroddiad 2007/08 ar gyfer Cau Cyfrifon ac ISA 260. Penderfynwyd derbyn yr adroddiad llafar .3 Eitem ar gyfer Penderfyniad .1 Strategaeth Archwiliad Allanol 2007/08 Yn dilyn argymhelliad y Pwyllgor Archwilio, cadarnhaodd y cyfarfod argymhellion ysgrifenedig ar gyfer y Strategaeth Archwiliad Allanol a’r ffi ar gyfer 2007/08. Byddid yn ceisio eglurhad ynglyn â fersiwn terfynol geiriad Arddangosyn 3: Risgiau perfformiad. Nodwyd
bod cyfarfod cyntaf y Pwyllgor Archwilio yn 2008/09 yn bwriadu adolygu
Amodau Gorchwyl y Pwyllgor a sgiliau’r Penderfynwyd cymeradwyo’r Strategaeth Archwiliad Allanol ar gyfer 2007/08
.1 Adolygiad Polisi: Polisi Mamolaeth, Cefnogi Mamolaeth, Mabwysiadu a Chefnogi Mabwysiadu Nododd adroddiad ysgrifenedig y newidiadau angenrheidiol i Bolisi Mamolaeth, Cefnogi Mamolaeth, Mabwysiadu a Chefnogi Mabwysiadu er mwyn cynnwys newidiadau i absenoldeb mamolaeth a thâl mamolaeth oherwydd Deddf Gwaith a Theuluoedd 2006. Nodwyd
nad oedd y cylchlythyr prawf disgwyliedig i roi cyngor am oblygiadau
Deddf 2006 wedi ei gyhoeddi ac y câi’r Polisi ei adolygu
eto yng ngoleuni unrhyw gylchlythyr o’r fath. Gofynnwyd am eglurhad
ynghylch a fyddai’r diwrnodau ‘cadw mewn cysylltiad’
y gellir gwneud cais am eu cymryd yn absenoldeb mamolaeth ychwanegol
yn cael eu talu’n llawn. .2 Cymeradwyo Polisi: Cynllun Cydraddoldeb Rhwng y Rhywiau Mewn
adroddiad ysgrifenedig cyflwynwyd fersiwn terfynol y Cynllun Cydraddoldeb
Rhwng y Rhywiau arfaethedig, yr ymgynghorwyd yn eang yn ei gylch, i’w
gymeradwyo. Rhoddodd yr adroddiad sicrwydd bod y Cynllun arfaethedig
yn bodloni’r gofynion statudol, yn gynhwysfawr ac yn cynnwys cynllun
gweithredu ar gyfer y flwyddyn gyntaf y gellid monitro a mesur cynnydd
yn ei ôl. Penderfynnwyd cymeradwyo’r Cynllun Cydraddoldeb Rhwng y Rhywiau a’i adolygu erbyn Mawrth 2010 fan bellaf. .3 Trefniadau ar gyfer 2008/2009 Cymeradwyodd y cyfarfod ddyddiadau cyfarfodydd ac aelodaeth pwyllgorau ar gyfer y flwyddyn fusnes 2008/09 yn amodol ar gymeradwyaeth Bwrdd yr Ymddiriedolaeth Brawf. Atodwyd manylion aelodaeth bresennol pwyllgorau a chysylltiadau i adroddiad y Prif Swyddog
Nodwyd bod y Pwyllgor Perfformiad ac Adnoddau wedi pennu ei ddyddiadau
fel a ganlyn (pob cyfarfod i ddechrau am 10.00 am): a bod y Pwyllgor Archwilio wedi pennu ei ddyddiadau fel a ganlyn:
Dydd Mawrth 15 Ebrill 2008 am 2.00 pm (yn dilyn cyfarfod i drafod y
gyfundrefn archwilio ar gyfer 2008/09); Cytunwyd
y byddai aelodaeth a chysylltiadau presennol y pwyllgorau’n parhau
i mewn i 2008/09 yn amodol ar ymddiswyddiad Mrs Fiona Wlader o’r
Pwyllgor Archwilio er mwyn ymuno â’r Pwyllgor Perfformiad
ac Adnoddau ac ymddiswyddiad Mr Michael Williams o’r Pwyllgor
Perfformiad ac Adnoddau er mwyn ymuno â’r Pwyllgor Archwilio.
Cytunwyd hefyd y byddai’r trefniadau presennol ar gyfer cadeirio
pwyllgorau yn parhau yn 2008/09 ac y caent eu hadolygu eto ar gyfer
2009/10.
.1 Grwp Prosiectiau’r Ymddiriedolaeth Brawf Rhoddodd y cyfarfod ystyriaeth fanwl i adroddiad ysgrifenedig ar waith Bwrdd Prosiectiau’r Ymddiriedolaeth Brawf a derbyniodd er gwybodaeth gofnodion cyfarfodydd Bwrdd Prosiectau’r Ymddiriedolaeth ar 9 Tachwedd a 18 Rhagfyr. Cydnabu aelodau’r gwaith sylweddol roedd y Cadeirydd, y Prif Swyddog ac eraill yn ei wneud mewn perthynas â newid i statws Ymddiriedolaeth. Cytunwyd i lunio matrics yn dangos cost pob gwaith ychwanegol ac y câi staff eu talu’n briodol yn unol â thelerau ac amodau unigol. Rhoddodd yr adroddiad sicrwydd fod y prosiect yn gyffredinol yn mynd yn ei flaen yn llyfn ac yn unol â’r amserlen. Tynnwyd sylw at y materion pwysicaf a oedd yn disgwyl cael eu datrys gan NOMS er mwyn cael trosglwyddiad llwyddiannus ar 1 Ebrill 2008 a’r angen wedyn i’r Ymddiriedolaeth Brawf adolygu’r holl bolisïau, gweithdrefnau a strategaethau sy’n bodoli. Roedd hyn yn cynnwys yr angen i ddod â mater y contract a dogfennau llywodraethu i ben, i gadarnhau manylion y cynlluniau trosglwyddo staff ac eiddo ac i ddatrys yn foddhaol y materion adnoddau dynol sydd eto i’w datrys (gan gynnwys materion ynglyn â phenodi aelodau o Fwrdd yr Ymddiriedolaeth a phenodi a thelerau ac amodau’r Prif Weithredwr ). Nodwyd materion yn ymwneud ag enw’r Ymddiriedolaeth, brandio a’r sefyllfa TAW. Nodwyd bod cynrychiolwyr NOMS i fod i ymweld â’r Ardal ar 8 Chwefror 2008 er mwyn cynnal asesiad parodrwydd a dadansoddiad bwlch llywodraethu; rhoddwyd sicrwydd y byddai canlyniadau’r asesiad a’r dadansoddiad bwlch yn foddhaol. Cymeradwyodd y cyfarfod fwriad swyddogion i wneud archwiliad rhagarweiniol o’r contract a’r dogfennau llywodraethu yn ystod wythnosau cynnar blwyddyn fusnes 2008/09.
Penderfynwyd: 2
y dylid talu’r staff am waith ychwanegol sy’n deillio o’r
newid i fod yn Ymddiriedolaeth yn unol â thelerau ac amodau unigol Cyflwynodd
y Prif Swyddog adroddiad llafar ynglyn â’r cynnydd wrth
weithredu’r Adolygiad Dylunio Gwasanaeth ac ynglyn â’r
gofyniad i roi ystyriaeth gynnar i’r modd y bydd dyraniad adnoddau
2008/09 yn effeithio ar y staff. Cytunwyd y byddai dyraniad adnoddau
ac adolygiad pellach o ddylunio gwasanaeth yn eitemau pwysig i’w
hystyried yn Niwrnod Cwrdd i Ffwrdd y Bwrdd. Briffio
ynglyn â’r Rhaglen Newid Prawf - Rhagfyr 2007; 60 – 2007/08 Adroddiadau Swyddogion .1 Y Trysorydd a’r Prif Swyddog Cynorthwyol (Gwasanaethau Cefnogi) .1
Adroddiad Monitro'r Gyllideb 2007/08 .2 Dyraniad Adnoddau 2008/09 Roedd
adroddiad ysgrifenedig yn rhoi manylion am y rhyddhad cyntaf o gyllidebau
dynodol 2008–2009. Dywedwyd wrth aelodau fod y gyllideb ddynodol
wedi’i rhyddhau at ddibenion cynllunio yn unig er mwyn galluogi
trafodaethau Cytundebau Lefel Gwasanaeth a Chontractau’r Ymddiriedolaeth
Brawf ar gyfer 2008-09 i barhau. .1 Rhestr Ohebiaeth Cyflwynodd yr Ysgrifennydd Restr o’r Ohebiaeth ynghyd ag adroddiad llafar am faterion a dderbyniwyd ers y cyfarfod diwethaf. Penderfynwyd derbyn y Rhestr o Ohebiaeth 61
– 2007/08 Cyhoeddiadau’r Cadeirydd
| |