English

Swyddogaeth Cadeirydd y Bwrdd

Penodir y Cadeirydd gan yr Ysgrifennydd Cartref. Bydd penodiad person yn Gadeirydd y Bwrdd am gyfnod penodol o ddim mwy na thair blynedd. Bydd person y mae ei dymor yn Gadeirydd wedi dod i ben yn gymwys i’w ailethol, ond ni all unrhyw berson fod yn Gadeirydd am gyfnod sy’n hwy na chwe blynedd. Gall y Cadeirydd unrhyw bryd ymddiswyddo o’r swydd drwy rybudd ysgrifenedig wedi’i gyfeirio at yr Ysgrifennydd Cartref. Os yw’r Cadeirydd yn peidio â bod yn aelod o’r Bwrdd, bydd hefyd yn peidio â bod yn Gadeirydd.

Mae Cadeirydd y Bwrdd yn bersonol gyfrifol i'r Cyfarwyddwr Cyffredinol am wneud yn siwr fod y Bwrdd yn gweithio’n unol â’r amcanion, targedau, cyfarwyddiadau a chanllawiau a bennir gan yr Ysgrifennydd Cartref a bydd hefyd yn gyfrifol am gywirdeb yn y modd y mae'r Bwrdd yn gweithredu. Fel arfer bydd aelodau o'r Bwrdd yn cyfathrebu â'r Cyfarwyddwr Cenedlaethol drwy’r Cadeirydd.

Mae gan y Cadeirydd gyfrifoldeb penodol o ddarparu arweinyddiaeth strategol effeithiol ar faterion megis:

(a) gwneud yn siwr fod strategaeth yn cael ei phennu a’i chytuno gan y Bwrdd ar gyfer diwallu ei dargedau perfformiad a chyflawni ei swyddogaethau statudol;
(b) gwneud yn siwr fod y Bwrdd, wrth wneud penderfyniadau, yn gweithredu’n unol â chyfarwyddiadau a roddir gan y Cyfarwyddwr Cenedlaethol sy’n gweithredu ar ran yr Ysgrifennydd Cartref, a bod y Bwrdd hefyd yn gweithredu yn unol ag unrhyw ganllawiau a roddir ganddo/ganddi;
(c) cymell safon uchel o gywirdeb, a hyrwyddo’r defnydd effeithlon ac effeithiol o’r staff ac adnoddau eraill ledled y sefydliad;
(d) gwneud yn siwr fod yr aelodau a’r staff yn cael hyfforddiant priodol;
(e) cynrychioli barn y Bwrdd wrth gysylltu ag asiantaethau lleol ac asiantaethau eraill su’n ymwneud â'r gyfundrefn cyfiawnder troseddol a’r cyhoedd; a
(f) rhoi i’r Ysgrifennydd Cartref asesiad o berfformiad aelodau unigol o’r Bwrdd, ar gais.

Dylai’r Cadeirydd wneud yn siwr fod holl aelodau’r Bwrdd, pan fyddant yn ymgymryd â’u swyddi, yn cael eu briffio’n llawn ynglyn â’u penodiad a’u dyletswyddau, hawliau a chyfrifoldebau.

Swyddogaeth y Trysorydd

Fel arfer, dynodir y Prif Swyddog yn Swyddog Atebol ar gyfer y Bwrdd. Mae’n ddyletswydd ar y Trysorydd, fel ffynhonnell cyngor arbenigol annibynnol ar faterion ariannol, i gynorthwyo a chynghori'r Prif Swyddog yn y swyddogaeth honno.

Mae’n gyfrifoldeb ar y Trysorydd i gynghori’r Cadeirydd, y Bwrdd a'r Cyfarwyddwr Cenedlaethol os digwydd i'r Prif Swyddog fethu diwallu dyletswyddau a gofynion swyddogaeth y Swyddog Atebol.

Mae’r Trysorydd yn atebol i’r Prif Swyddog ond â’r hawl o fynediad annibynnol i’r Cadeirydd a’r Bwrdd. Mae gan y Trysorydd hawl i fynychu cyfarfodydd y Bwrdd a chyfarfodydd unrhyw Bwyllgor neu Grwp a sefydlir gan y Bwrdd sydd ag awdurdod datganoledig i wneud penderfyniadau ariannol neu drosglwyddo adnoddau ariannol. Rhaid i’r Trysorydd fynychu’r Pwyllgor Archwilio.

Fel ffynhonnell cyngor arbenigol a phroffesiynol i’r Prif Swyddog, y Bwrdd a swyddogion eraill, bydd y Trysorydd yn cynorthwyo’r Prif Swyddog drwy sicrhau:

(a) sefydlu cyfundrefnau ariannol, rheoliadau a gweithdrefnau priodol sy’n diwallu’r lefelau angenrheidiol o reoli, gwirio a mantoli er mwyn sicrhau diogelwch asedau’r Bwrdd a chywirdeb yn nhrafodion ariannol y Bwrdd;
(b) asesu goblygiadau ariannol yr holl gynlluniau ac argymhellion;
(c) Pennu cyllidebau sy’n cydymffurfio â gofynion penodol ac sydd o fewn terfynau’r adnoddau sydd ar gael;
(d) Paratoi a chynnal cofnodion, cyfrifon, amcangyfrifon ac adroddiadau o’r fath yn ôl y gofyn;
(e) darparu adroddiadau rheolaidd, amserol a dibynadwy;
(f) sefydlu trefniadau priodol er mwyn adolygu, gwerthuso ac adrodd ynglyn â digonolrwydd ac effeithiolrwydd yr holl gyfundrefnau, gweithdrefnau a chofnodion ariannol;
(g) datblygu a gweithredu strategaethau er mwyn atal a chanfod twyll a llygredd ac er mwyn derbyn ac ymchwilio i honiadau o dorri safonau cywir o ymddygiad ariannol neu honiadau o dwyll a llygredd;
(h) gwerth yr arian ac arbedion effeithlonrwydd;
(i) cynnal y trefniadau a’r cysylltiadau priodol ag archwilwyr allanol y Bwrdd.

Mae’r Trysorydd, ynghyd â'r Prif Swyddog, yn gyfrifol am wneud yn siwr fod y cyfrifon, a gyflwynir i’r Bwrdd i’w cymeradwyo, yn cael eu paratoi yn unol â’r egwyddorion ac mewn fformat a bennwyd gan yr Ysgrifennydd Gwladol â chymeradwyaeth y Trysorlys. Bydd y Trysorydd, ar y cyd â’r Prif Swyddog, yn llofnodi’r cyfrifon.

Mae’r rheoliadau’n ymofyn bod y Trysorydd yn aelod o gorff Cyfrifyddiaeth cymeradwy (corff Pwyllgor Ymgynghorol Cyrff Cyfrifyddiaeth (CCAB)). Bydd disgwyl i’r Trysorydd fynychu cwrs hyfforddi priodol er mwyn deall swyddogaeth y Swyddog Atebol a’r berthynas â’r Swyddog Atebol.

Swyddogaeth yr Ysgrifennydd

Mae Ysgrifennydd y Bwrdd yn atebol yn uniongyrchol i’r Cadeirydd a’r Bwrdd. Mae’r Ysgrifennydd yn cynorthwyo’r Prif Swyddog ar bob mater pwysig sy’n ymwneud â pholisi a gweinyddu.

Mae cyfrifoldebau Ysgrifennydd y Bwrdd yn cynnwys:

(a) gwasanaethu’r Bwrdd a’i bwyllgorau;
(b) gwneud yn siwr fod y Bwrdd a’i staff yn gweithredu o fewn telerau deddfwriaeth berthnasol;
(c) darparu’r Bwrdd a’r Prif Swyddog â chyngor ynglyn â’r agweddau cyfreithiol a chyfansoddiadol o bolisi ac ymarfer;
(d) os yw hefyd yn ymgynghorydd cyfreithiol yn darparu, neu oes nad yw, yn derbyn, cyngor cyfreithiol;
(e) rhoi contractau ar waith;
(f) darparu cyngor personol neu breifat i’r Cadeirydd ac aelodau’r Bwrdd ar faterion sydd o fewn cyfrifoldebau’r Bwrdd;
(g) cytuno a chydlofnodi treuliau’r Cadeirydd.

Yn ôl i frig y dudalen