Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys

Bydd Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys yn cydymffurfio â gofynion Deddf yr Iaith Gymraeg 1993.

Mae’r Ymddiriedolaeth wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd, wrth gynnal busnes cyhoeddus yng Nghymru, yn trin y Gymraeg a’r Saesneg ar y sail eu bod yn gyfartal. Mae’r Cynllun hwn yn nodi sut y bydd yr Ardal yn gweithredu’r egwyddor honno wrth ddarparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru.

Mae’r Ymddiriedolaeth yn cydnabod y gall unigolion fynegi eu hunain, eu barn a’u hanghenion yn well yn eu dewis iaith. Gan hynny mae eu galluogi i ddefnyddio’u dewis iaith yn fater o arfer da yn hytrach na goddefgarwch. Mae’r Ymddiriedolaeth yn cydnabod y byddai gwadu’r hawl i’w defnyddwyr ddefnyddio’u dewis iaith yn eu rhoi dan anfantais wirioneddol. Nod yr Ymddiriedolaeth felly yw sicrhau y gall pawb sy’n dod i gysylltiad ag unrhyw agwedd ar ei wasanaeth i’r cyhoedd wneud hynny drwy gyfrwng y Gymraeg neu’r Saesneg yn ôl eu dewis personol.

1.0 Y SEFYDLIAD

1.1 Sefydlodd Deddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000 y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol dros Loegr a Chymru, o 1 Ebrill 2001. Mae hwn yn gynllun newydd yn dilyn uno’r ddau hen Wasanaeth Prawf yn Nyfed a Phowys. Y Bwrdd Prawf lleol sy’n gyfrifol am reoli Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed, ac mae’n gorff corfforaethol sy’n gyfreithiol atebol am y gwasanaethau y mae’n gyfrifol am eu darparu.

1.2 Mae Bwrdd Prawf Dyfed Powys yn cynnwys siroedd Caerfyrddin, Ceredigion, Penfro a Phowys. Prif swyddfeydd yr Ymddiriedolaeth yw:

Pencadlys, Heol Llangynnwr, Caerfyrddin, Sir Gaerfyrddin, SA31 2PD

Swyddfeydd Lleol;
23 Lôn Ysbyty Gray, Aberystwyth, Ceredigion, SY23 1DE
Plas-y-Ffynon, Aberhonddu, Powys, LD3 7DS
7a/7b Heol D_r, Caerfyrddin, Sir Gaerfyrddin, SA31 1PY
14 Heol Fawr, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1DA
The Limes, Stryd y Deml, Llandrindod, Powys, LD1 5DP
Stryd Lloyd, Llanelli, Sir Gaerfyrddin, SA15 2UP
Ty Straight Lines, New Road, Y Drenewydd, Powys, SY16 1BB

1.3 Nodau’r Gwasanaeth yw:
• Gwarchod y cyhoedd
• Cael llai o aildroseddu
• Cosbi troseddwyr yn gywir yn y gymuned
• Sicrhau bod troseddwyr yn ymwybodol o effeithiau trosedd ar ddioddefwyr trosedd a’r cyhoedd
• Ailsefydlu troseddwyr

1.4 Prif swyddogaethau’r Gwasanaeth yw:
• Darparu Adroddiadau Cyn Dedfrydu ac Adroddiadau Dedfryd Benodol a chyngor i Lysoedd y Goron ac Ynadon.
• Goruchwilio troseddwyr sy’n destun gorchmynion llys
• Goruchwilio troseddwyr a ryddheir o sefydliadau’r adran carchardai ar drwyddedau o ryddhad o gaethiwed oes, parôl a thrwyddedau eraill.

2.0 CYFLWYNO A CHYNLLUNIO GWASANAETHAU

2.1 POLISIAU A MENTRAU NEWYDD

2.1.1 Bydd pob un o bolisïau a mentrau newydd yr Ymddiriedolaeth yn ddarostyngedig i’r egwyddor bod y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal ac ni fyddant felly yn wahanol i’r polisïau ac arferion sy’n bodoli eisoes ac a gynhwysir yn y cynllun hwn. Mae Bwrdd yr Iaith Gymraeg wedi cymeradwyo Cynllun Iaith Gymraeg gwahanol ar gyfer y Swyddfa Gartref sy’n cynnwys ei gweithrediadau yng Nghymru. Bydd cyswllt rheolaidd â’r Rheolwr Rhanbarthol a’r Gyfarwyddiaeth Genedlaethol yn parhau er mwyn sicrhau bod yr egwyddor o gydraddoldeb yn dal yn ystyriaeth allweddol mewn unrhyw ddatblygiadau a hefyd er mwyn sicrhau gweithredu unffurf a chyson wrth ddatblygu’r ddarpariaeth o wasanaeth dwyieithog ledled Cymru.

2.1.2 Wrth lunio polisïau a mentrau newydd, bydd yr Ymddiriedolaeth:
• yn asesu effaith ieithyddol unrhyw bolisïau a mentrau newydd ac yn sicrhau eu bod yn gydnaws â’r Cynllun Iaith Gymraeg
• yn sicrhau y cymhwysir y mesurau a geir yn y Cynllun i bolisïau a mentrau newydd wrth eu gweithredu
• yn sicrhau nad yw unrhyw bolisi neu fenter newydd yn tanseilio ein Cynllun Iaith Gymraeg ni na Chynllun Iaith darparwyr eraill
• yn hyrwyddo a hwyluso’r defnydd o’r Gymraeg lle bynnag y bo modd a bydd yn manteisio ar bob cyfle i weithredu’r egwyddor o gydraddoldeb.
• yn ymgynghori â Bwrdd yr Iaith Gymraeg ymlaen llaw ynghylch unrhyw gynigion a fydd yn effeithio ar y Cynllun neu ar Gynllun unrhyw gorff cyhoeddus arall. Ni chaiff y Cynllun ei newid heb gydsyniad y Bwrdd
• yn sicrhau y bydd y rhai sy’n ymwneud â llunio polisi (yng Nghymru a’r tu allan) yn ymwybodol o’r Cynllun ac o gyfrifoldebau’r Ardal o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993, a bod ein holl staff yn dod yn ymwybodol o’r Cynllun trwy seminarau, gweithdai, canllawiau ysgrifenedig ac ati.

2.2 CYFLWYNO GWASANETHAU

2.2.1 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn sicrhau y bydd pob agwedd ar ei gwasanaeth i’r cyhoedd yng Nghymru ar gael trwy gyfrwng y Gymraeg trwy:
• Fabwysiadu gweithdrefnau sy’n hwyluso darparu gwasanaethau yn newis iaith defnyddwyr y gwasanaeth;
• Sicrhau bod siaradwyr Cymraeg ledled yr Ymddiriedolaeth ar gael i gynorthwyo swyddfeydd eraill pan fydd angen er mwyn gweithredu’r cynllun yn effeithiol;
• Defnyddio cyfieithwyr a chyfieithwyr ar y pryd proffesiynol annibynnol lle mae angen a chreu rhestrau o ddarparwyr;
• Sefydlu Gr_p Gweithredu’r Cynllun Iaith Gymraeg er mwyn goruchwilio gweithrediad y cynllun, trafod problemau a rhannu syniadau, ac i adrodd i’r Tîm Uwchreoli a Bwrdd yr Iaith Gymraeg yn rheolaidd. Bydd y Gr_p hwn yn gynrychiadol gan gynnwys staff o wahanol Dimau/Unedau ac ardaloedd er mwyn cynyddu ymwybyddiaeth o’r Cynllun a’i berchnogaeth sydd ill dau yn rhan annatod o’i lwyddiant.

2.2.2 Bydd y mesurau a nodir yn berthnasol i’r holl wasanaethau a gyflwynir i’r cyhoedd.

2.2.3 Caiff Cynllun Iaith Gymraeg yr Ymddiriedolaeth ei esbonio i bob aelod o’r staff ac i Fwrdd Prawf Dyfed Powys. Byddwn yn eu gwneud nhw’n llwyr ymwybodol o oblygiadau’r cynllun a’r rhan sydd ganddynt fel unigolion i’w chwarae yn ei lwyddiant, trwy ffurfio timau, ac ati.

2.2.4 Bydd rheolwyr yn llwyr ymwybodol o’r cynllun hwn a byddant yn gyfrifol am sicrhau y caiff yr holl ofynion eu hadlewyrchu yn eu meysydd gwaith ac y cânt eu gweithredu mewn gwaith a wneir gan unigolion a sefydliadau eraill o dan eu cyfarwyddyd.

2.2.5 Bydd yn ofynnol i sefydliadau eraill sy’n cyflwyno gwasanaethau i’r cyhoedd ar y cyd ag Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys ddatgan eu hymrwymiad i gydraddoldeb iaith yn eu contractau neu gytundebau lefel gwasanaeth. Bydd y sefydliadau hyn yn cynnwys pob un o’r asiantaethau sy’n bartneriaid, sydd ar hyn o bryd yn cynnwys PRISM, Canolfannau Cyffuriau ac Alcohol Powys, Tai Trothwy, a Her Powys.

2.3 SAFONAU

2.3.1 Bydd safon y gwasanaeth yn Gymraeg gystal â’r gwasanaeth yn Saesneg. Bydd yr Ymddiriedolaeth yn sicrhau ei bod yn darparu safon gyson o wasanaeth yn Gymraeg ym mhob gweithgaredd ac mewn gwahanol leoedd.

2.3.2 Caiff gwybodaeth am yr ymrwymiad i gydraddoldeb iaith ei chynnwys mewn dogfennau allweddol gan gynnwys y Cynlluniau Sefydliadol a Busnes.

2.3.3 Bydd cyflwyniad y gwasanaeth yn y ddwy iaith yn cyd-fynd â’r ymrwymiadau presennol i safonau a nodir yn Siarter y Dinesydd a dangosyddion perfformiad eraill sy’n effeithio ar ymwneud â’r cyhoedd, e.e. Safonau Cenedlaethol Prawf ,

2.3.4 Caiff y safonau a gymhwysir at wasanaethau Cymraeg a’u gweithrediad eu monitro’n flynyddol.

3.0 DEALING WITH THE WELSH SPEAKING PUBLIC

3.1 WRITTEN COMMUNICATION

3.1.1 Mae Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys yn croesawu gohebiaeth ysgrifenedig yn Gymraeg a Saesneg a chaiff gohebiaeth ei hateb yn iaith y llythyr gwreiddiol.

3.1.2 Bydd papur ysgrifennu swyddogol yn cynnwys datganiadau yn y ddwy iaith ac yn ei gwneud hi’n glir fod croeso i ohebiaeth yn y naill iaith neu’r llall.

3.1.3 Bydd yr un graddfeydd amser yn berthnasol boed yr ymateb yn Gymraeg neu yn Saesneg.

3.1.4 Bydd staff yn darganfod ym mha iaith y mae defnyddiwr gwasanaeth am dderbyn gohebiaeth ac yn ymateb yn unol â hynny e.e. gellir gwneud hyn trwy nodi’r dewis iaith mewn lle amlwg ar y ffeil achos ac yn y System Cofnodi a Rheoli Achosion electronig adeg y cyswllt cyntaf â’r defnyddiwr gwasanaeth. Gall y defnyddiwr gwasanaeth newid y drefn hon ar unrhyw adeg.

3.1.5 Bydd pob cylchlythyr neu lythyr safonol at y cyhoedd yn ddwyieithog.

3.1.6 Bydd cyswllt â’r cyhoedd trwy gyfryngau cyfrifiadurol yn cydymffurfio â’r mesurau hyn.

3.1.7 Darperir canllawiau ysgrifenedig i'r staff er mwyn sicrhau y caiff y mesurau hyn eu gweithredu.

3.2 3.2 GALWADAU FFÔN

3.2.1 Mae’r gwasanaeth yn croesawu ymholiadau dros y ffôn yn Gymraeg a Saesneg.

3.2.2 Atebir pob galwad allanol yn ddwyieithog.

3.2.3 Trosglwyddir galwyr sydd am siarad yn Gymraeg i aelod o’r staff sy’n siarad Cymraeg.

3.2.4 Oni fydd siaradwr Cymraeg ar gael, bydd y person sy’n ateb y galwad yn nodi enw a rhif ffôn y galwr ac yn sicrhau bod siaradwr Cymraeg yn dychwelyd yr alwad o fewn un diwrnod gwaith.

3.2.5 Darperir cyfeiriadur o siaradwyr Cymraeg yn yr Ardal fel canllaw i gysylltwyr ac eraill sydd angen trosglwyddo galwyr.

3.2.6 Bydd gan negesau peiriant ateb neges fer wedi’i recordio’n ddwyieithog yn gwahodd y galwr i adael neges yn y naill iaith neu’r llall. Darperir canllawiau ysgrifenedig i’r staff.

3.3 3.3 CYFARFODYDD CYHOEDDUS

3.3.1 Croesawir cyfraniadau yn Gymraeg a Saesneg mewn cyfarfodydd cyhoeddus a drefnir gan yr Ardal.

3.3.2 Bydd hysbysiadau cyhoeddus a phapurau eraill sy’n nodi’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus yn ei gwneud hi’n glir y gellir siarad y ddwy iaith a byddant yn gwahodd cyfranogwyr i roi gwybod i’r trefnwyr am eu dewis iaith.

3.3.3 Bydd y trefnwyr yn penderfynu a oes angen cyfleusterau cyfieithu gan ystyried lleoliad y cyfarfod, pwy sy’n debyg o’i fynychu, y pwnc dan sylw ac a yw’r trefnwyr wedi cael gwybod am ddewis iaith y cyfranogwyr.

3.3.4 Gwneir y trefniadau a ganlyn yn unol â’r trefniadau yr ystyrir bod eu hangen:
• Llogi man cyfarfod â chyfleusterau cyfieithu
• Llogi offer a chyfieithwyr mewn mannau cyfarfod heb y cyfleusterau hyn

3.3.5 Rhoddir arweiniad i bob aelod o’r staff a’r Bwrdd sy’n gyfrifol am drefnu cyfarfodydd cyhoeddus.

3.3.6 Gall aelodau o’r cyhoedd fynychu cyfarfodydd y Bwrdd Prawf a chyfarfodydd y Pwyllgor Perfformiad ac Adnoddau. Mae’r rhain yn gyfarfodydd sy’n ‘agored i’r cyhoedd’, yn wahanol i ‘gyfarfodydd cyhoeddus’. Dangosir hysbysiadau sy’n nodi dyddiadau a lleoliadau cyfarfodydd o’r Bwrdd a Phwyllgorau yn Gymraeg a Saesneg ym mhob un o safleoedd swyddfeydd y Gwasanaeth Prawf.

3.4 CYFARFODYDD ERAILL Â’R CYHOEDD

3.4.1 Bydd yr Ardal yn sicrhau bod pawb sy’n dymuno neu’n gorfod cyfarfod wyneb yn wyneb â’r Ardal yn gallu gwneud hynny yn Gymraeg neu Saesneg ac yn rhoi gwybod iddynt ymlaen llaw bod modd iddynt wneud hynny. Gwneir hyn trwy lythyrau, hysbysebion a dros y ffôn.

3.4.2 Oni fydd siaradwr Cymraeg ar gael pan fydd aelodau o’r cyhoedd yn ymweld â swyddfeydd prawf ac yn dymuno siarad Cymraeg, cynigir ffonio aelod o’r staff mewn swyddfa arall sy’n siarad Cymraeg.

3.4.3 Bydd staff yn darganfod ac yn cofnodi dewis iaith y defnyddiwr gwasanaeth adeg y cyswllt cyntaf.

3.4.4 Hysbysir sefydliadau eraill sy’n bartneriaid o ddewis iaith defnyddwyr gwasanaethau.

3.4.5 Cymerir camau i sicrhau bod staff Cymraeg yn gweithio mewn derbynfeydd lle mae aelodau Cymraeg o’r cyhoedd yn galw’n aml.

4.0 WYNEB CYHOEDDUS Y GWASANAETH

4.1 DELWEDD GORFFORAETHOL

4.1.1 Enw’r Ymddiriedolaeth yw National Probation Service for England and Wales Dyfed-Powys/ Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol dros Loegr a Chymru Dyfed-Powys.

4.1.2 Bydd y ddelwedd gorfforaethol yn gwbl ddwyieithog er mwyn adlewyrchu polisi’r Ymddiriedolaeth o gyflwyno gwasanaethau i ddefnyddwyr gwasanaeth yn eu dewis iaith.

4.1.3 Bydd pob gwybodaeth sy’n hyrwyddo’r Ymddiriedolaeth yn ymddangos yn y ddwy iaith yr un mor amlwg ar bob arwydd dan do ac yn yr awyr agored ac ar gerbydau modur o eiddo’r Gwasanaeth.

4.1.4 Bydd yr enw a’r cyfeiriad ac unrhyw wybodaeth safonol arall yn ymddangos yn y ddwy iaith ar bob pennawd llythyr, slip cyfarchion, cerdyn busnes, cyhoeddiad ac adroddiad.

4.2 CYHOEDDI AC ARGRAFFU DEUNYDD

4.2.1 Bydd pob deunydd a gyhoeddir ar gyfer y cyhoedd yng Nghymru, megis yr adroddiad blynyddol, cynllun busnes, posteri, taflenni a llyfrynnau fel arfer yn ddwyieithog gyda’r ddwy iaith yn ymddangos yn yr un ddogfen.

4.2.2 Os cyhoeddir fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân, bydd y ddau fersiwn yn ymddangos yr un pryd, yn cael eu dosbarthu gyda'i gilydd, o’r un ansawdd a byddant yr un mor hawdd i’w cael. Ni fydd hyn yn digwydd ond dan amgylchiadau lle byddai maint y ddogfen yn ei gwneud hi’n anhylaw. Fel arall bydd pob eitem yn ddwyieithog mewn un dogfen.

4.2.3 Bydd cardiau adnabod, gwarant a mynediad yr Ymddiriedolaeth yn ddwyieithog.

4.2.4 Bydd yn ofynnol i bob swyddfa sicrhau bod dogfennau a arddangosir megis hysbysiadau a phosteri yn defnyddio’r ddwy iaith.

4.2.5 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn rhoi gwybod i asiantaethau allanol boed yn gyrff preifat, cyhoeddus neu wirfoddol, y mae’r Ymddiriedolaeth yn arddangos a dosbarthu eu gwybodaeth, bod angen fersiynau Cymraeg a Saesneg.

4.2.6 Bydd pob deunydd arddangos a stondin arddangos cyhoeddus a grëir gan neu ar ran yr Ardal i’w ddefnyddio yng Nghymru yn ddwyieithog.

4.2.7 Bydd pob hysbysiad i’r wasg a’r cyfryngau yng Nghymru yn ddwyieithog ac yn cynnwys enw cyswllt ar gyfer siaradwyr Cymraeg.

4.2.8 Bydd pob hysbyseb a hysbysiad yn y wasg, ar hysbysfyrddau ac unrhyw gyfrwng arall yn gwbl ddwyieithog, gan drin y ddwy iaith yn gyfrifol o ran diwyg, maint, ansawdd, eglurder ac amlygrwydd. Fodd bynnag, mewn cyhoeddiadau Cymraeg byddant yn Gymraeg yn unig.

4.2.9 Bydd hysbysebion am swyddi y mae’r Gymraeg yn hanfodol ar eu cyfer yn Gymraeg yn unig ym mhob cyhoeddiad. Os na fydd siaradwr Cymraeg â chymwysterau digonol yn ymgeisio, bydd y swydd yn cael ei hail hysbysebu yn Gymraeg a Saesneg, gan nodi y bydd disgwyl i’r ymgeisydd llwyddiannus fedru’r Gymraeg neu gyrraedd safon benodol. Bydd is-bennawd yn Saesneg yn esbonio bod y gallu i gyfathrebu yn Gymraeg yn hanfodol ar gyfer y swydd sy’n cael ei hysbysebu.

4.2.10 Os bydd arolygon yn digwydd, boed wyneb yn wyneb neu ar ffurf holiaduron ysgrifenedig, bydd modd dewis iaith y cyfweliad neu gael cwestiynau dwyieithog.

5.0 GWEITHREDU A MONITRO’R CYNLLUN

5.1 STAFFIO

5.1.1 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn gwneud pob ymdrech i sicrhau bod ganddi ddigon o staff i ddarparu gwasanaeth llawn yn Gymraeg a Saesneg ledled Ymddiriedolaeth Dyfed Powys. Bydd hefyd yn mabwysiadu strategaeth sgiliau ieithyddol, a fydd yn cynnwys nodi’r gweithleoedd a swyddi hynny lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol a’r rheiny lle mae’n ddymunol, er mwyn adnabod yr hyfedredd ym mhob achos a llunio disgrifiadau swyddi a geirio hysbysebion er mwyn diwallu’r anghenion ieithyddol. Caiff y rhaglen ei gweithredu gan reolwyr ac eraill sy’n gyfrifol am recriwtio, hyfforddi a goruchwilio staff.

5.1.2 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn mabwysiadu’r arferion a ganlyn er mwyn diwallu’r nodau hyn:
• sicrhau bod gan bob adran sydd â chyswllt â’r cyhoedd ddigon o siaradwyr Cymraeg â sgiliau priodol neu fynediad i siaradwyr Cymraeg
• lleoli staff Cymraeg yn bennaf er mwyn cynorthwyo lle mae canran uchel o siaradwyr Cymraeg.
• cyflogi staff Cymraeg i ddiwallu unrhyw angen sydd heb ei ddiwallu
• cynnwys gofyn am siaradwyr Cymraeg wrth hysbysebu am staff newydd fel y mae’n briodol
• darparu hyfforddiant ac anogaeth briodol ar gyfer staff lleol
• defnyddio hwyluswyr Cymraeg eu hiaith, cyfieithwyr neu gyfieithwyr ar y pryd yn ôl y galw

5.1.3 Cynhelir archwiliad cychwynnol o sgiliau ieithyddol yr holl staff er mwyn pennu’r sefyllfa bresennol.

5.1.4 Caiff nifer y staff Cymraeg ei monitro’n rheolaidd a chymerir camau i newid y sefyllfa yn ôl yr angen.

5.1.5 Rhoddir cyhoeddusrwydd i’r ffaith bod croeso i siaradwyr Cymraeg ymuno â’r gweithlu trwy sicrhau bod:
• pob hysbyseb swydd yn ymddangos yn ddwyieithog
• yr wybodaeth a drosglwyddir i Ganolfannau Gwaith yn ddwyieithog

HYFFORDDIANT
5.1.6 Mae’r Ymddiriedolaeth wedi ymrwymo i annog aelodau o’r staff i ddysgu neu loywi eu Cymraeg. Bydd yn cefnogi ac yn galluogi’r rhai sydd am wneud hynny trwy gyfrannu’n ariannol at gost mynychu dosbarthiadau nos. Cytunir ar faint y cyfraniad yn flynyddol.

5.1.7 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn trefnu rhaglenni dysgu a hyfforddiant sy’n canolbwyntio ar weithleoedd a swyddi sy’n bwysig i weithrediad y cynllun.

5.1.8 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn asesu’r angen am hyfforddiant galwedigaethol er mwyn hwyluso gweithrediad y cynllun.

RECRIWTIO

5.1.9 Pan ystyrir bod gallu ieithyddol yn hanfodol neu’n ddymunol ar gyfer unrhyw swydd, nodir hyn wrth recriwtio ar gyfer y swydd honno.

5.1.10 Rhoddir disgrifiad yn y polisi recriwtio o’r camau sydd i’w cymryd er mwyn pennu blaenoriaethau a rhoi cyhoeddusrwydd i’r ffaith bod croeso i siaradwyr Cymraeg ymuno â’r gweithlu.

5.1.11 Pan benodir person di-Gymraeg i swydd lle ystyrir y gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol, bydd amod ar y penodiad y bydd yn ofynnol dysgu Cymraeg i’r safon angenrheidiol o fewn cyfnod rhesymol y cytunir arno, gyda chefnogaeth lawn yr Ymddiriedolaeth.

5.2 TREFNIADAU GWEINYDDOL

5.2.1 Mae gan y cynllun hwn gefnogaeth, cydsyniad a chefnogaeth llawn Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys, ei Brif Swyddog a’i dîm rheoli.

5.2.2 Ymgynghorwyd â’r staff yn ei gylch trwy’r Cydbwyllgor Trafod ac Ymgynghori a Gr_p Gweithredu’r Cynllun Iaith Gymraeg, cyn ei gyflwyno i Fwrdd yr Iaith Gymraeg.

5.2.3 Polisi Bwrdd Prawf Dyfed Powys yw’r Cynllun a bydd y Prif Swyddog yn adrodd i’r Bwrdd am ei weithrediad o leiaf unwaith y flwyddyn yn ogystal â chynnwys diweddariad am gynnydd yn adroddiad blynyddol y Bwrdd.

5.2.4 Gwneir pob aelod o’r staff yn ymwybodol o oblygiadau’r cynllun.

5.3 GWASANAETHAU A GYFLWYNIR AR RAN BWRDD PRAWF DYFED-POWYS

5.3.1 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn sicrhau:
• bod unrhyw amodau, cytundebau, contractau neu drefniadau â thrydydd parti sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yn cydymffurfio â’r cynllun hwn.
• y caiff gweithdrefnau priodol ar gyfer monitro cydymffurfiad â’r Cynllun eu sefydlu. Bydd hyn yn cynnwys derbyn adroddiadau cyfnodol gan bartner-asiantaethau a chontractwyr.
• Yn ogystal, bydd angen sicrhau y darperir canllawiau ysgrifenedig ar gyfer staff sy’n delio ag asiantau a chontractwyr ac ar gyfer y trydydd parti eu hunain.

5.4 MONITRO

5.4.1 Caiff gweithrediad y cynllun ei fonitro. Y Rheolwr Adnoddau Dynol fydd yn gyfrifol am hyn, a bydd yn adrodd yn rheolaidd i’r Bwrdd Prawf.

5.4.2 Caiff yr eitemau a ganlyn eu cynnwys
• cynllunio ymlaen a chaffael
- sicrhau y bydd polisïau, gweithdrefnau, cyhoeddiadau a rhaglenni cyfrifiadurol yn gydnaws â chyflwyno gwasanaeth dwyieithog ar sail cydraddoldeb
• trefnu a chyflawni gwasanaethau
- gweithredu trefniadau ar gyfer cyflwyno gwasanaethau yn Gymraeg a’u heffeithiolrwydd
- pa mor dda y mae’r Ardal yn annog ac yn hwyluso’r defnydd o’r Gymraeg gan bartïon eraill
• delio â’r cyhoedd Cymraeg
- gweithredu’r polisi ffôn
- amser ymateb i ohebiaeth Gymraeg
- dosbarthu staff i swyddfeydd
- trefniadau ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus
- amgylchedd dwyieithog mewn swyddfeydd cyhoeddus
- cynnal arolygon barn o bryd i’w gilydd i gael barn siaradwyr Cymraeg sy’n defnyddio’r gwasanaeth ynghylch ystod ac ansawdd y gwasanaethau a ddarperir
• delwedd gorfforaethol
- gweithredu ym mhob swyddfa
- cyhoeddiadau, ffurflenni, posteri a hysbysiadau dwyieithog
• staffio
- nodi anghenion ieithyddol mewn swyddfeydd a staffio yn ôl yr angen
- ymateb i hysbysebion recriwtio
- canran y staff sy’n siarad Cymraeg
- Bydd yr Ardal yn ymrwymo i ddarparu hyfforddiant ar gyfer yr aelodau hynny o’r staff sy’n dymuno dysgu Cymraeg

• asiantau a chontractwyr
- gwirio ansawdd gwasanaeth dwyieithog darparwyr allanol
• amserlen
- bydd Gr_p Gweithredu’r Cynllun Iaith Gymraeg yn sicrhau y glynir wrth yr amserlen ar ddiwedd y Cynllun hwn
• cwynion
- creu trefnau cwyno ar gyfer y cyhoedd a hysbysebu’r broses hon trwy gyfrwng taflenni

5.4.3 Bydd y broses fonitro’n cynnwys:
- cofnodi cwynion, canmoliaeth ac awgrymiadau ar gyfer gwella
- trafodaethau â staff a chwsmeriaid
- adolygu cyhoeddiadau newydd
- nifer y staff sy’n siarad Cymraeg a’r nifer sy’n dysgu

5.4.4 Caiff y Cynllun Iaith Gymraeg ei ariannu gan Fwrdd Prawf Dyfed-Powys o fewn blwyddyn i’w gymeradwyo gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg

5.5 TARGEDAU

5.5.1 Pennir targedau i gynnwys:
- gweithredu yn ôl yr amserlen
- nifer y staff dwyieithog
- ymateb i ohebiaeth
- effeithiolrwydd cyswllt wyneb yn wyneb a thros y ffôn â’r cyhoedd
- cysondeb yr hunaniaeth gorfforaethol ddwyieithog
- ansawdd cyhoeddiadau dwyieithog
- effeithiolrwydd trefniadau ar gyfer cyfarfodydd

5.5.2 Cyhoeddir manylion y cynnydd yn adroddiad blynyddol Bwrdd Prawf Dyfed-Powys ac esbonnir unrhyw ddiffyg perfformio ynghyd â manylion unrhyw gamau gweithredu i unioni’r sefyllfa.

5.6 5.6 CYHOEDDI GWYBODAETH

5.6.1 Mae Ardal Brawf Dyfed-Powys wedi ymrwymo i gyhoeddi gwybodaeth sy’n cymharu perfformiad â’r safonau a thargedau a nodir yn y cynllun hwn yn gyson. Bydd yn cynnwys adroddiadau blynyddol i Fwrdd yr Iaith Gymraeg a Bwrdd Prawf Dyfed-Powys am faterion megis:

- canran yr ymatebion i ohebiaeth Cymraeg a dderbynnir o fewn y terfynau amser penodedig;
- canran y cyhoeddiadau a gyhoeddir yn ddwyieithog, ac yn ôl y meini prawf yn y cynllun;
- perfformiad o ran cyrraedd terfynau amser ar gyfer prosesu hawliadau a cheisiadau a wneir yn Gymraeg;
- canran y siaradwyr Gymraeg mewn swyddi lle nodir bod y gallu i siarad Cymraeg yn ddymunol

5.6.2 Os na chyrhaeddir y safonau a gyhoeddwyd, bydd Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys yn esbonio’r rhesymau pam ac yn egluro pa gamau y bydd yn eu cymryd er mwyn unioni’r sefyllfa.

5.7 CYHOEDDUSRWYDD

5.7.1 Bydd cyhoeddusrwydd am y gwasanaeth Cymraeg yn cynnwys i ba raddau y gall y cyhoedd ddelio â’r sefydliad yn Gymraeg, pa wasanaethau sydd ar gael, pryd a ble maent ar gael. Gwneir hyn trwy gyfrwng taflenni, posteri, negesau electronig a briffiau mewn papurau newydd.

5.7.2 Dangosir posteri mewn swyddfeydd yn gwahodd pobl i ddefnyddio’u dewis iaith wrth gynnal eu busnes.

5.7.3 Caiff canllawiau eu paratoi a’u dosbarthu ymhlith yr holl staff.

5.7.4 Bydd pob cyhoeddusrwydd am y cynllun yn nodi wrth bwy y dylid cyfeirio cwynion am ei weithrediad. Cofnodir yr holl gwynion a rhoddir sylw iddynt yn unol â’r drefn gwyno, gan gynnwys cydnabyddiaeth ysgrifenedig.

5.7.5 Dylid cyfeirio cwynion ac awgrymiadau ynghylch y Cynllun Iaith Gymraeg yn ysgrifenedig at Caroline Morgan, Prif Swyddog, Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol dros Loegr a Chymru Dyfed Powys, Y Pencadlys, Heol Llangynnwr, Caerfyrddin, Sir Gaerfyrddin, SA31 2PD.

5.7.6 Bydd yr Ymddiriedolaeth yn annog ac yn croesawu awgrymiadau gan staff a’r cyhoedd yngl_n â gwella unrhyw agwedd ar y Gwasanaeth Cymraeg. Dangosir hysbysebion i’r perwyl hwn yn y mannau cyhoeddus mewn swyddfeydd. Bydd pob awgrym a dderbynnir yn cael ei gydnabod yn ysgrifenedig.

5.7.7 Cyflwynir adroddiad blynyddol i Fwrdd yr Iaith Gymraeg yn rhoi manylion am y cynnydd mewn perthynas â gweithredu’r mesurau yn y cynllun yn ôl yr amserlen a safonau cymeradwy, ac a fydd yn dadansoddi nifer a natur unrhyw gwynion ac awgrymiadau gan y cyhoedd ar gyfer gwella.

6.0 TARGEDAU GWEITHREDU

Mesur Dyddiad Targed
2.1.1 Polisïau a Mentrau Newydd Parhaus

CYFLWYNO GWASANAETHAU
2.2.3 Hysbysiad ysgrifenedig am y polisi i’r staff a’r Bwrdd Tachwedd 03
2.2.5 Amodau mewn cytundebau a chontractau gydag phartner-asiantaethau Ebrill 04

SAFONAU
2.3.1 Safonau cyfartal yn y ddwy iaith Parhaus
2.3.2 Cynnwys gwybodaeth am gydraddoldeb ieithyddol mewn dogfennau allweddol Parhaus
2.3.4 Monitro blynyddol Blynyddol

GOHEBIAETH YSGRIFENEDIG
3.1.4 Sefydlu dewis iaith ar gyfer gohebiaeth Hydref 03
3.1.5 Llythyrau safonol a chylchlythyrau dwyieithog Gorffennaf 04
3.1.7 Canllawiau ysgrifenedig i’r staff Hydref 03

GALWADAU FFÔN
3.2.2 Cyfarchiad ffôn dwyieithog Hydref 03
3.2.3 Cynnig siaradwr Cymraeg Hydref 03 - gan ddibynnu ar argaeledd staff
3.2.4 Fel 3.2.3 Hydref 03 - gan ddibynnu ar argaeledd staff
3.2.5 Cyfeiriadur o siaradwyr Cymraeg Rhagfyr 03
3.2.6 Negesau dwyieithog ar beiriannau ateb Hydref 03

CYFARFODYDD CYHOEDDUS
3.3.1
3.3.2 Cyfleusterau cyfieithu a deunydd ysgrifenedig Parhaus

CYFARFODYDD ERAILL Â’R CYHOEDD
3.4.2 Sefydlu dewis iaith Parhaus
3.4.4 Rhannu gwybodaeth am ddewis iaith â phartner-asiantaethau Hydref 03

DELWEDD GORFFORAETHOL
4.1.2 Delwedd ddwyieithog Parhaus
4.1.3 Enw yn y ddwy iaith ar arwyddion Parhaus
4.1.4 Penawdau llythyrau ac ati Parhaus

CYHOEDDI/DEUNYDD YSGRIFENEDIG
4.2.1 Cyhoeddiadau dwyieithog ar gyfer y cyhoedd Parhaus
4.2.2 Cyhoeddi’r ddwy iaith ar yr un pryd Parhaus
4.2.3 Cardiau adnabod Parhaus
4.2.4 Arddangos dogfennau dwyieithog Parhaus
4.2.5 Gwybodaeth asiantaethau allanol Parhaus
4.2.6 Deunyddiau arddangosfeydd Parhaus
4.2.7 Hysbysiadau dwyieithog i’r wasg Parhaus
4.2.8 Hysbysebion a hysbysiadau dwyieithog Parhaus
4.2.9 Hysbysebu swyddi yn Gymraeg pan fo’r Gymraeg yn hanfodol Parhaus
4.2.10 Cwblhau arolygon yn ddwyieithog Tachwedd 03

GWEITHREDU/MONITRO
STAFFIO
5.1.1 Mabwysiadu strategaeth sgiliau ieithyddol Rhagfyr 03
5.1.3 Archwiliad Sgiliau Rhagfyr 03
5.1.4 Monitro staff Cymraeg Chwe-misol - gan ddechrau Medi 03
5.1.5 Annog staff Cymraeg newydd Parhaus

HYFFORDDIANT
5.1.6 Cyfrannu’n ariannol at gost dosbarthiadau nos Parhaus - i’w adolygu’n flynyddol
5.1.7 Rhaglen ddysgu a hyfforddi Ionawr 04
5.1.8 Hyfforddiant galwedigaethol Chwefror 04

RECRIWTIO
5.1.9 Nodi gallu ieithyddol ar hysbysebion Parhaus
5.1.10 Hysbysebu fod croeso i siaradwyr Cymraeg yn y sefydliad Parhaus

TREFNIADAU GWEINYDDOL
5.2.2 Ymgynghori â’r staff ynghylch y polisi Mehefin 03 ymlaen
5.2.3 Adrodd ynghylch y cynnydd Blynyddol
5.2.4 Arweiniad ysgrifenedig i’r staff Rhagfyr 03

CYFLAWNI GWASANAETHAU
5.3.1 Manylebau a threfniadau contract Ebrill 04

MONITRO
5.4.1 Datblygu systemau monitro Medi 03
5.4.2 Adroddiad blynyddol i Fwrdd yr Iaith Gymraeg Blynyddol
5.4.3 Cytuno ar y broses fonitro Medi 03

TARGEDAU
5.5.2 Adroddiad am gynnydd yn yr Adroddiad Blynyddol Blynyddol

CYHOEDDI GWYBODAETH
5.6.1 Adroddiadau Blynyddol am berfformiad i Fwrdd yr Iaith Gymraeg a’r Bwrdd Prawf Blynyddol

CYHOEDDUSRWYDD
5.7.1 Hysbysebu’r gwasanaethau sydd ar gael Rhagfyr 03
5.7.2 Cynnig dewis iaith yn swyddfeydd trwy gyfrwng posteri Rhagfyr 03
5.7.3 Canllawiau i’r staff Tachwedd 03
5.7.6 Hysbysiadau yn gwahodd awgrymiadau ar gyfer gwella’r cynllun Rhagfyr 03
5.7.7 Monitro effeithiol, gan gynnwys cofnodi cwynion ac awgrymiadau ac adolygiadau Parhaus

7.0 CYSYLLTU

Os hoffech drafod unrhyw agwedd ar y cynllun hwn, cynnig awgrymiadau ar gyfer ei wella neu wneud cwyn yn ei gylch, a fyddech cystal â chysylltu â:

Mrs Caroline Morgan
Prif Swyddog
Ymddiriedolaeth Prawf Dyfed Powys
Y Pencadlys
Heol Llangynnwr
Caerfyrddin
Sir Gaerfyrddin
SA31 2PD

Ffôn: 01267 221567
Ffacs: 01267 221566

Yn ôl i frig y dudalen